Með því að mynda góð tengsl við fólk nær maður að opna margar dyr hvort sem er í viðskiptum, einkalífinu eða hvað varðar starfsframa. Við drögumst að fólki sem lætur okkur líða vel. Því er mikilvægt að koma vel fyrir hvert sem maður fer.
Meginreglan ef maður vill koma vel fyrir er að hafa í huga að við viljum öll að vera nálægt þeim sem virðast vera líkir okkur sjálfum. Lykilorðið hér er virðast því að við erum öll einstök á okkar máta. Hins vegar semur flestum betur við þá sem virðast hafa sambærileg áhugamál, tilfinningar, reynslu eða markmið.
Eftirfarandi sjö aðferðum er hægt að beita til að mynda góð tengsl við fólk.
1. Gleymdu gullnu reglunni
Eins og áður sagði þá viljum vill öll vera í kringum fólk sem virðist vera líkt okkur sjálfum. Því væri tímasóun að koma fram við fólk eins og við viljum að sé komið fram við okkur. Komdu frekar fram við fólk eins og það vill að þú komir fram við það. Þú vekur jákvæðari tilfinningu hjá fólki með því að leggja áherslu á þarfir þess en þínar eigin. Þetta er spurning um að beita einstaklingsbundinni nálgun og finna út hvað hverjum og einum finnst mikilvægt.
2. Aðlagaðu þig að persónulegum samskiptastíl annarra
Í samskiptum eru notaðir mismunandi samskiptastílar:
- Áhersla á útkomuna: “Segðu mér hvað þú vilt fá en ekki segja mér smáatriðin.”
- Áhersla á smáatriði: “Segðu mér nákvæmlega hvað þú vilt og ekki draga neitt undan.”
- Áhersla á fólk: “Segðu mér fyrst frá vinum þínum og því sem þú gerðir um helgina. Síðan segi ég þér frá mínum. Eftir það ræðum við vinnuna.
- Áhersla á skemmtun: “Á ég að segja þér annan brandara? Skemmtum okkur!”
Áhrifaríkt er að beita samskiptastíl þess sem þú talar við þ.e. að koma sér beint að efninu hjá þeim sem leggja áherslu á útkomuna og að taka sér tíma og tala um daginn og veginn við þann sem leggur áherslu á fólk.
3. Notaðu speglun
Speglun hefur ótrúlega mikil áhrif. Hún hjálpar viðmælandanum að líða vel nálægt þér. Speglun þýðir að maður hermir eftir líkamstjáningu, raddbeitingu og framkomu viðmælandans. Talaðu á svipuðum hraða og viðmælandinn og á svipuðum styrk. Þegar hann situr beint, situr þú líka beint. Þegar hann talar hægt, gerir þú það sama. Klæddu þig jafn formlega eða jafn óformlega og sá sem þú ert að reyna að hafa áhrif á.
4. Beittu virkri hlustun
Eftirfarandi saga lýsir mikilvægi þess að hlusta af athygli:
Maður ákveður að skilja við konuna sína. Lögfræðingurinn hans spyr: “Elskaðirðu hana?” Maðurinn: “Ég hefði örugglega yfirgefið hana fyrr, en ég var hikandi.” Síðan spyr lögfræðingurinn: “Hvers vegna viltu fara frá henni?” Maðurinn svarar: “Við erum með mörg tré í garðinum, og ég raka grasblettinn sjálfur.” Lögfræðingurinn spyr: “Er hún grimm?” Maðurinn ansar: “Ég hætti að borða rautt kjöt.” Síðan spyr lögfræðingurinn: “Vinnur hún heimilisstörfin? Fer hún út með ruslið?” Maðurinn svarar: “Við erum með tvöfaldan bílskúr.”
Þegar maðurinn er loksins búin að fá nóg af heimskulegum spurningum lögfræðingsins, segir hann: “Þú ert lögfræðingur. Spurðu mig skynsamlegra spurninga um hjónaband mitt.”Síðan spyr lögfræðingurinn: “Af hverju viltu skilja við konuna þína?” Maðurinn svarar: “Vegna þess að við náum ekki að tala saman.”
Saga þessi sýnir að mörg samtöl eru í raun tvær einræður. Við erum oft það upptekin af okkar eigin hugsunum og því sem við ætlum að segja næst, að við hættum að hlusta. Í samtali er mikilvægt að beita virkri hlustun, t.d. með svipbrigðum, með því að umorða það sem viðmælandinn sagði, vísa til þess eða leggja út frá því, óska eftir nánari útskýringum ef eitthvað er óskýrt og fylgjast með líkamstjáningu þess sem talar. Einnig er mikilvægt að halda augnsambandi og sýna viðmælandanum áhuga með því að snúa sér að honum og nota uppörvandi hljóð og orð eins og “uh-huh”, “einmitt”, “já”, “athyglisvert” o.s.frv.
5. Beittu listinni að gefa loðin svör
Oft er það þannig þegar einhver leitar til okkar með vandamál að við veitum honum/henni ráðleggingar byggðar á eigin reynslu. Þessar ráðleggingar falla stundum ekki í kramið, þó að þær séu e.t.v. best til þess fallnar til að leysa vandamálið. Ef maður leggur áherslu á það að maður hafi rétt fyrir sér og sé með bestu lausnina, leiðir það oft til þess að fólk fer í vörn og byrjar að verja sitt eigið sjónarhorn. Betra en að vera á móti er að hlusta á hugmyndir annarra og gefa síðan loðin svör eins og t.d.: “Ég hef hlustað á þína nálgun á vandamálinu og þetta gæti verið leið”, jafnvel þó að þú hugsir á sama tíma: “Þetta er fáránlegt.” Viðmælandinn fær hins vegar mjög líklega á tilfinninguna að þú ert sammála honum, jafnvel þó að þú sért það ekki. Með því að gefa loðin svör eins og “Þetta er hugmynd”, “Þetta gæti verið rétt” eða “Ég skil hvert þú ert að fara” er hægt að auðvelda samskiptin.
6. Notaðu uppáhaldsorð hvers og eins
Við drögumst að fólki sem nefnir nafnið okkar. Rannsókn á framúrskarandi og lélegum starfsmönnum leiddi í ljós að þeir sem ná mestum árangri nota nafn viðmælandans fjórum sinnum eða oftar í hverju samtali, á meðan þeir sem náðu ekki eins góðum árangri notuðu nafn hans aðeins tvisvar eða sjaldnar.
7. Hrósaðu
Sama rannsóknin sýndi einnig fram á aðra ótrúlega staðreynd: Framúrskarandi starfsmenn veita að meðaltali þrjú hrós á dag. Þeir sem standa sig ekki eins vel gefa sjaldan hrós.
Sumir eru á því að þessar sjö samskiptaaðferðir séu ekki einlægar aðferðir í samskiptum. Hins vegar er gott að hafa í huga franskt spakmæli sem segir: “Bíll fer jafn hratt á ferköntuðum dekkjum og á kringlóttum. Eini munurinn er að ferðin á kringlóttum er mun þægilegri.” Ferðastu því um lífið á kringlóttum dekkjum!
Greinarhöfundur: Ingrid Kuhlman. Birtist í Viðskiptablaðinu 7. september 2005.
